2025-03-25 12:22

Как Telegram-бот координирует вечеринки и экономит деньги

Почему бот, а не менеджеры?

Дмитрий Анисимов,

основатель

Каждую вечеринку Painty обслуживают минимум 3 специалиста: художник, логист-ассистент и менеджер. Когда команда на вечеринку утверждена, каждого надо предупредить, а прямо перед вечеринкой напомнить о ней и получить подтверждение, что человек получил сообщение. Есть еще много маленьких и важных напоминаний: что взять, где парковаться и так далее.

На старте проекта все это делал менеджер — связывался с командой через смс-ки, whatsapp, телефон и астральные каналы. Но когда количество вечеринок возросло, мы поняли, что это супер типовые задачи, которые можно поручить роботу — который не устает, не ошибается, работает круглосуточно и все помнит.

Так мы решили написать чат-бота, который стал системой нотификаций и успешно разгрузил менеджеров.

Почему мы выбрали telegram?

Мы рассматривали 3 варианта: смс-ки, фейсбук-бот и телеграм-бот. И выбрали телеграм, потому что:

смс обходятся дорого
смс это односторонняя коммуникация — нельзя отследить, прочитал ли человек сообщение
у ботов быстрее и дешевле разработка
вся наша команда сидит в телеграм, там все наши рабочие чаты

Как его разработали

Сережа,

back-end разработчик, папа бота

Первая версия бота была готова через 2 недели. Сначала он просто показывал расписание, в течение года мы добавляли команды.

Я написал бота на питоне, использовав библиотеку pyTelegramBotAPI. Изначально мы думали использовать сервис по созданию ботов вроде chatfuel-a — покопавшись день в их настройках, стало я понял, что готовые сервисы хорошо подходят для ботов, которые имитируют диалог с живым человеком и ведут переписку разнообразным языком, понимая обширный словарный запас собеседника. Это идеально для бота, который будет общаться с вашими клиентами вместо поддержки, но у нас была другая цель — создать большое дерево односложных команд, на которые бот будет реагировать.

Для безопасности данных мы запаролили бота — начать с ним общаться можно только после введения логина и пароля.

Что сейчас делает для нас бот

Уведомляет об изменениях в расписании и проверяет, прочитано ли сообщение
Основная функция нашего бота — это система уведомлений и напоминаний. Бот сообщает каждому работнику на вечеринке

о новой назначенной ему вечеринке
делает напоминание о вечеринке за 4 часа до начала
присылает необходимую информацию: персонал, место проведения, парковка и что нужно взять с собой

В некоторых случаях бот ждет ответа, что сообщение прочитано. Если в течение полчаса сотрудник не нажимает кнопку подтверждения, бот отправляет письмо менеджеру вечеринки.

Отвечает на технические вопросы команды
Например:

сколько я заработал в этом месяце? (для тех, чья зарплата сдельная)
покажи расписание моих вечеринок на месяц
расскажи о ближайшей вечеринке (где, когда, какой персонал и какая картина)

Для художников и ассситентов арсенал команд одинаковый, кроме того, что художники могут запросить скрипт любой картины. Скрипт — это сценарий, как объяснять участникам вечеринки как нарисовать картину.

Помогает вести складской учет
После каждой вечеринки ассистенты сообщают боту о расходе материалов: сколько чистых холстов осталось и сколько карточек для вина было передано официантам. (каждый гость получает при входе карточку, которую он может обменять на бокал вина или шампанского). Данные о холстах бот автоматически отправляет в 1С.

Держит фаундера в курсе прибыли
Бот рассказвает про некоторые финансовые показатели — например, фаундеру он ежедневно сообщает о том, какие были продажи по всем 4-м городам и какими они были в этот день неделей ранее. Это помогает отслеживать динамику.

Результаты через год использования бота

Алеся,

руководитель отдела продаж

Первой победой бота было то, что у нас исчезли миллионы чатов, где мы обсуждаем конкретную вечеринку.

Существенно сократилось время оповещения всего персонала вечеринки — теперь, изменяя параметры вечеринки в админке можно отметить галочку "оповестить всех" и бот сам разошлет сообщения участникам.

Бот разгрузил менеджеров, которые уже работают и предотвратили лишний рост команды. В декабре 2015-го года, когда мы только начали, у нас было 20 вечеринок в месяц. С тех пор мы выросли в 7 раз, но количество менеджеров осталось тем же — арт-директор, который руководит командой художников и главного логиста, который координирует ассистентов.